Книга учета печатей и штампов

Документы финансового или иного характера имеют юридическую силу только поле их подписи и заверения. Во избежание фальсификаций и неправомочного использования в каждом учреждении устанавливается определенный порядок получения, учета и хранения печатей и штампов. Руководитель предприятия или организации несет личную ответственность и обязан держать на контроле этот вопрос.

В небольших организациях, где нет большого количества структурных подразделений, как правило, одна печать и штамп, и эти предметы находятся у секретаря или у руководителя. Изготовление клише осуществляется в установленном порядке. Отдельным приказом назначается лицо ответственное за эти предметы, в документе обозначается место хранения, которое должно быть оборудовано опечатываемым сейфом.

На больших предприятиях с множеством филиалов и структурных подразделений и других относительно самостоятельных единиц устанавливается более сложная система учета. Отдельным приказом назначается ответственное лицо, которому передается  книга учета печатей и штампов. Этот сотрудник обязан наладить контроль  изготовления, получения и хранения всех клише в организации.

Порядок использования книги учета печатей и штампов

Ответственный сотрудник  при формировании предприятия обязан получить клише в вышестоящей организации или обеспечить  их изготовление.  В настоящее время печати, как правило, делаются частными компаниями и на эти цели выделяются денежные средства. На имя работника выдается специальная доверенность от имени учреждения, которая передается исполнителю заказа.

Готовые клише поступают в компанию, и производиться их выдача в отделы или иные звенья структуры. Специальная книга учета печатей и штампов, пронумерованная и прошитая, является основным документом,  подтверждающим факт передачи этих предметов непосредственным исполнителям. Преимущественно такими лицам чаще всего бывают начальники отделов или другие должностные лица им равные.

В случае расформирования подразделения печати сдаются по акту лицу ответственному за хранение с соответствующей пометкой в книге. После чего они уничтожаются специально назначенной комиссией. При таком подходе практически исключается возможность незаконного использования клише после расформирования любого филиала или иного подразделения.