Порядок использования печатей и штампов

Печати и штампы имеют свой особый порядок использования. Их нельзя взять без разрешения и использовать не по назначению. Порядок использования печатей и штампов регламентирует, каким образом правильно использовать данные материальные ценности во избежание проблем.

На каждом предприятии и организации должен быть разработан особый регламент, согласно которому используются в работе печати и штампы. Руководствуясь им в работе, не должно возникать проблем с использованием данных удостоверительных форм.

Индивидуальный регламент каждой организации

Порядок должен быть во всём. Это касается не только документации, но использования в работе печатей и штампов. Организуя работу правильным образом, можно избежать проблем. В каждой организации особый порядок, но он должен строиться на следующих принципах:

  • Для качественного выполнения своих функциональных обязанностей ответственным работникам могут выдаваться печати и штампы.
  • Каждый работник получающий печать или штамп в своё распоряжение, должен оставить об этом соответствующую запись в журнале, находящемся в отделе, отвечающем за их использование.
  • Получив на руки печать, ответственный работник несёт за её использование полную ответственность.
  • Передавать печати и штампы в руки других лиц строго воспрещено.
  • Печати и штампы должны удостоверять только те документы, над которыми работает ответственный работник в данный момент.
  • Без разрешения руководства строго воспрещено заверять документы, не используемые в работе ответственного.
  • Ответственность за все действия с печатью и штампами, находящиеся в работе у ответственного сотрудника, на время использования, возлагается исключительно на него.
  • По окончании работы печать и штампы, переданные на ответственное хранение, должны быть помещены в недоступное место или сейф.

Порядок использования печатей и штампов довольно строг. Его следует неукоснительно соблюдать. В противном случае, за неправильное и незаконное использование печати всю ответственность будет нести исключительно работник, в чём распоряжении находилась печать или штамп.

Соблюдая все правила можно избежать проблем и предупредить некоторые ситуации, способные нанести вред как самой организации, так и непосредственно работнику ответственному за распоряжению печатью. Таким образом, можно оградить от посягательств мошенников и недобросовестных конкурентов, стремящихся воспользоваться незнанием работника и использовать печати и штампы в свою пользу.