Журнал учета выдачи печатей и штампов

Для осуществления на предприятии учета печатей и штампов ведется специальный журнал учета и выдачи печатей и штампов, находящийся у того сотрудника, который несет ответственность за хранение печатей и штампов.

Требования к журналу учета печатей и штампов.

  • Журнал должен храниться в сейфе.
  • Ведение журнала должно осуществляться по всем правилам ведения документов.
  • Каждый лист журнала должен быть пронумерован.
  • Сам журнал регистрации штампов и печатей обычно прошнуровывается.
  • При этом журнал должен быть скреплен сургучной печатью.
  • И заверен подписью руководителя, который в своём приказе назначает лицо, которое отвечает за учет и хранение штемпельных принадлежностей.

Печати и штампы, поступившие в организацию, должны быть немедленно зарегистрированы, для чего и нужен журнал регистрации печатей и штампов.

Чьей обязанностью на предприятии является ведение журнала учета?

Никакие правовые нормативные акты не регламентируют того, кто именно в организации должен заниматься вопросами учета печатей и штампов. Во всех организациях этот вопрос решается по-разному и зависит от некоторых особенностей  деятельности.  В государственных организациях  вопросом, касающимся учета печатей и штампов, занимается служба делопроизводства.

В структурных подразделениях  учет печатей и штампов ведется в журнале, и они выдаются под расписку. Журнал регистрации штампов и печатей в каждой организации ведется в произвольной форме, которая разрабатывается организацией самостоятельно и каждая организация самостоятельно принимает решение, какие именно графы будут включены в журнал, так как утвержденной законом формы заполнения журнала не существует.

Срок хранения журнала учета печатей и штампов установлен законом. Следует помнить, что за изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов отвечает лицо, которое назначает руководитель организации. Если этот сотрудник увольняется, то издается новый приказ и назначается новый ответственный.

После того, как печати и штампы выдаются структурным подразделениям, ответственность за их хранение и использование возлагается приказами руководителя на тех работников, которым они были выданы.

Выдаются печати и штампы под расписку в журнале работникам, которые несут персональную ответственность за их использование. Замена и уничтожение печатей осуществляется так же после соответствующего распоряжения руководителя.

Для изготовления новой печати нужно оформить заявку. Эта информация тоже должна быть занесена в журнал.